சேர்க்கை மேலாண்மை அமைப்பு (Admission Management System): விசரணை முதல் சேர்க்கை வரையிலான நேரத்தை பாதியாகக் குறைப்பது எப்படி

ஒவ்வொரு சேர்க்கைக் குழுவிற்கும் உண்மையிலேயே ஆர்வம் காட்டி, நல்ல கேள்விகளைக் கேட்டு, பின்னர் மாயமாய் மறைந்துபோன ஒரு விண்ணப்பதாரரைப் பற்றிய கதை இருக்கும். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், அந்த விண்ணப்பதாரருக்கு ஆர்வம் குறையவில்லை; அவர்களுக்கு விரைவாகப் பதிலளித்த வேறு ஒரு இடத்தில் அவர்கள் சேர்ந்துவிட்டார்கள். பதிலளிக்கும் வேகம் என்பது சேர்க்கை செயல்பாட்டில் மிகவும் குறைவாக மதிப்பிடப்பட்ட ஒரு காரணியாகும், ஆனால் தாமதம் எங்கே ஏற்படுகிறது என்பதை நீங்கள் கண்டறிந்துவிட்டால், அதைச் சரிசெய்வது மிகவும் எளிது.

விசாரணைகள் உண்மையில் எங்கே வீணாகின்றன

நோட்டுப் புத்தகங்கள், பதிவேடுகள் மற்றும் பொதுவான மின்னஞ்சலில் சேர்க்கை நடத்தும் ஒரு நிறுவனத்தில், விசாரணைகள் பெரிய அளவில் காணாமல் போவதில்லை; அவை அமைதியாகக் கைவிடப்படுகின்றன. ஒரு ஆலோசகர் பரபரப்பான நேரத்தில் நோட்டுப் புத்தகத்தில் பெயரையும் எண்ணையும் எழுதி வைப்பார், நாளின் இறுதியில் அதை "உண்மையான" சிஸ்டத்திற்கு மாற்ற மறந்துவிடுவார். இணையதள படிவம் மூலம் வரும் விண்ணப்பம், மூன்று பேர் சரியாகப் பார்க்காத ஒரு பொதுவான மின்னஞ்சல் பெட்டியில் முடங்கிக் கிடக்கும். ஒரு தொலைபேசி விசாரணைக்கு ஒரே ஒரு ஃபாலோ-அப் அழைப்பு மட்டுமே செய்யப்படுகிறது, அதற்குப் பதில் வரவில்லை என்றால், இரண்டாவது முயற்சிக்கு யாரும் திட்டமிடுவதில்லை. இது யாருடைய கவனக்குறைவும் அல்ல. ஒவ்வொரு ஆலோசகருக்கும் மேலாளருக்கும் ஒரே நேரடி நிலவரத்தைக் காட்டும் ஒரு ஒருங்கிணைந்த பிப்லைன் இல்லாதபோது இது இயல்பாகவே நடக்கிறது.

"விசாரணை முதல் சேர்க்கை" என்பது உண்மையில் எதை அளவிடுகிறது

விசாரணை முதல் சேர்க்கை வரையிலான சுழற்சி என்பது, ஒரு மாணவர் முதன்முதலில் உங்கள் நிறுவனத்தைத் தொடர்புகொள்வதற்கும், அவர் சேர்க்கையை முடிப்பதற்கும் இடைப்பட்ட நேரமாகும். இதைக் குறைப்பது இரண்டு காரணங்களுக்காக முக்கியமானது: பதிலுக்காக நீண்ட நேரம் காத்திருக்கும் விண்ணப்பதாரர்கள் ஆர்வம் இல்லை என நினைத்து வேறு இடத்தைத் தேடுகிறார்கள், மேலும் நீண்ட சுழற்சி என்பது சேர்க்கையாக மாறாத பல விசாரணைகள் நிலுவையில் இருப்பதைக் குறிக்கிறது, இது வரவிருக்கும் பருவத்திற்கான சேர்க்கை எண்ணிக்கையைக் கணிப்பதை கடினமாக்குகிறது.

எண்ணிக்கையை உண்மையில் மாற்றும் நான்கு மாற்றங்கள்

1. ஐந்து இன்பாக்ஸ்கள் அல்ல, ஒரே ஒரு பிப்லைன். இணையதள படிவம், தொலைபேசி அழைப்பு, நேரடியாக வருவது, WhatsApp என ஒவ்வொரு விசாரணையும் நடந்த உடனேயே ஒரே சிஸ்டத்தில் சேர வேண்டும், விசாரணை வந்த வழி மற்றும் ஆர்வமுள்ள பாடநெறி ஆகியவற்றுடன் டேக் செய்யப்பட வேண்டும்.

2. தானியங்கி முதல் பதில். ஒரு விசாரணை வந்த சில நிமிடங்களுக்குள் தானியங்கி ஒப்புதல் செய்தி அனுப்பப்பட வேண்டும்; ஒரு எளிய மெசேஜ் கூட, ஆலோசகர் முதன்மை ஃபாலோ-அப்பைச் செய்யும் வரை விண்ணப்பதாரரைத் தொடர்பில் வைத்திருக்கும்.

3. ஒற்றை அழைப்புகள் அல்ல, திட்டமிடப்பட்ட ஃபாலோ-அப் வரிசைகள். தவறவிட்ட ஒரு அழைப்புடன் முயற்சி முடிந்துவிடக்கூடாது. பல நாட்களுக்கு இடைவெளியில் திட்டமிடப்பட்ட நினைவூட்டல் வரிசை, முதல் அழைப்பைத் தவறவிட்ட விண்ணப்பதாரர்களைச் சென்றடைகிறது.

4. தெளிவான பொறுப்பு. ஒவ்வொரு விசாரணைக்கும் பொறுப்பான ஆலோசகரின் பெயர் குறிப்பிடப்பட வேண்டும், அது மேலாளருக்குத் தெரிய வேண்டும், இதனால் வேறு யாராவது அதைக் கவனித்துக் கொள்வார்கள் என்று நினைத்து எந்தவொரு லீடும் விடுபட்டுப்போகாது.

சாஃப்ட்வேர் உதவியுடன் இது எப்படி இருக்கும்

சேர்க்கை மேலாண்மை சாஃப்ட்வேர் இந்த நான்கு அம்சங்களையும் தனிப்பட்ட ஆலோசகரின் கட்டுப்பாட்டிற்கு விடாமல், சிஸ்டத்திற்குள்ளேயே முறைப்படுத்துகிறது. விசாரணைகள் அனைத்து வழிகளிலிருந்தும் ஒரே பிப்லைனில் தானாகவே பெறப்படுகின்றன, அலுவலகம் எவ்வளவு பிஸியாக இருந்தாலும் திட்டமிட்டபடி ஃபாலோ-அப் வரிசைகள் இயங்குகின்றன, மேலும் மேலாண்மைக்கு வார இறுதியில் மேனுவலாகத் தயாரிக்கும் அறிக்கைக்குப் பதிலாக நேரடி கன்வர்ஷன் ஃபனல் கிடைக்கிறது. இது நல்ல ஆலோசகர்களுக்கு மாற்றாக இருக்காது; நினைவாற்றலையோ மேனுவல் வேலையையோ நம்பியிருக்கக் கூடாத பகுதிகளை இது எளிதாக்குகிறது.

ஒரு உண்மையான முன்னும் பின்னும் நிலைமை

மேனுவல் முறையிலிருந்து சரியான சேர்க்கை பிப்லைனுக்கு மாறும் நிறுவனங்கள் உடனடி அற்புதங்களைச் சந்திப்பதில்லை, உங்கள் பாடநெறியின் தரம் மற்றும் உங்கள் ஆலோசகர்களின் திறமை இன்னமும் மிக முக்கியமானது. ஆனால் வழக்கமாக மாறுவது என்னவென்றால்: எளிமையான தாமதத்தால் கைவிடப்பட்டிருக்க வேண்டிய விசாரணைகள் சேர்க்கையாக மாறுகின்றன, ஏனெனில் மனித தவறுகளால் விடுபடக்கூடியவற்றை இந்த சிஸ்டம் துல்லியமாகக் பிடித்துவிடுகிறது.

Sonet-ன் சேர்க்கைக்கான CRM மற்றும் UniSCOP, ESCOP, eSSMS ஆகியவற்றில் உள்ளமைக்கப்பட்ட சேர்க்கை மேலாண்மை அமைப்பு மாட்யூல் ஆகியவை ஒவ்வொரு விசாரணையையும் ஒரே முறையில் பதிவு செய்து, ஃபாலோ-அப்பை தானியங்குபடுத்தி, மேலாண்மைக்கு வாராந்திர கணிப்பிற்குப் பதிலாக நேரடி பார்வையை வழங்கி இந்தப் பிரச்சினையைச் சரியாகத் தீர்க்கின்றன.