பள்ளிகளில் பயோமெட்ரிக் வருகைப் பதிவு மேலாண்மை அமைப்பு: ஒரு நடைமுறை வழிகாட்டி

பயோமெட்ரிக் வருகைப் பதிவு மேலாண்மை அமைப்பு என்பது ஒரு எளிய மேம்பாடு போலத் தோன்றும் - பேப்பர் ரெஜிஸ்டருக்குப் பதிலாக கைரேகை ஸ்கேனர்; ஆனால் அதைச் சிறப்பாகச் செயல்படுத்தும் பள்ளிகளும் மோசமாகச் செயல்படுத்தும் பள்ளிகளும் பொதுவாக திட்டமிடுவதில் தான் வேறுபடுகின்றன, ஹார்டுவேரில் அல்ல. சாதனத்தில் சிக்கல் ஏற்படுவது அரிது; நடைமுறைப்படுத்தல் வரிசையிலும் பெற்றோர் தொடர்பிலும் தான் எப்போதும் சிக்கல் ஏற்படுகிறது.

கைரேகை, RFID அல்லது முக அங்கீகாரம் (Face Recognition): எதை எவ்வாறு தேர்ந்தெடுப்பது

கைரேகை ஸ்கேனர்கள் மிகவும் பொதுவான மற்றும் செலவு குறைந்த விருப்பமாகும், ஆனால் முழுமையாக வளர்ச்சியடையாத கைரேகைகளைக் கொண்ட சிறிய குழந்தைகளுக்கு சரியான பதிவு கிடைக்காமல் போகலாம், இதனால்தான் பல பாலர் பள்ளிகள் மற்றும் ஆரம்பப் பிரிவுகள் RFID கார்டுகளைப் பயன்படுத்துகின்றன. முக அங்கீகாரம் (Face Recognition) பயன்பாட்டிற்கு ஏற்றதாகவும் மலிவாகவும் மாறியுள்ளது, மேலும் 8 மணிக்கு பள்ளி வாசலில் ஒரே ஸ்கேனரில் கூட்டம் சேர்வதைத் தவிர்க்கவும் இது உதவுகிறது. பெரும்பாலான பள்ளிகள் கலவையான முறையைப் பயன்படுத்துகின்றன: சிறிய குழந்தைகள் மற்றும் பொதுவான வருகைக்கு RFID அல்லது முக அங்கீகாரம், மூத்த மாணவர்கள் மற்றும் ஊழியர்களுக்குக் கைரேகை.

உண்மையில் பலனளிக்கும் நடைமுறைப்படுத்தல் வரிசை

1. முதலில் ஒரு பிரிவு அல்லது வகுப்பில் சோதனை முறையைச் (Pilot) செய்யுங்கள். முதல் நாளிலேயே முழுப் பள்ளிக்கும் செயல்படுத்துவது என்பது சாதனம் வைப்பதிலோ அல்லது பணிகளிலோ ஏதேனும் சிக்கல் ஏற்பட்டால் அது பெரிய அளவில் பாதிப்பை ஏற்படுத்தும்.

2. பயோமெட்ரிக் தரவை இதற்காக ஒதுக்கீடு செய்யப்பட்ட நேரத்தில் பதிவு செய்யுங்கள், வழக்கமான வகுப்பு நேரத்தில் அல்ல. வகுப்புகளுக்கு இடையில் 40 மாணவர்களின் கைரேகைகளைப் பதிவு செய்ய முயல்வது குழப்பத்தையும் சீரற்ற தரவையும் உருவாக்கும்.

3. ஒன்று முதல் இரண்டு வாரங்களுக்கு பேப்பர் ரெஜிஸ்டருடன் இணையாக இயக்கவும். இது சாதனப் பொருத்தல் சிக்கல்களைக் கண்டறிந்து, பேப்பர் ரெஜிஸ்டரை நிறுத்துவதற்கு முன் ஊழியர்களுக்கு நம்பிக்கையை அளிக்கிறது.

4. வருகை இல்லாத அலர்ட்களை (Absence Alerts) தொடங்குவதற்கு முன் பெற்றோர்களிடம் அதுபற்றித் தெரிவிக்கவும்; பெற்றோர் எதிர்பாராத தானியங்கி SMS அலர்ட்கள் அம்சம் என்பதை விடக் கோளாறு என்றே தோன்றும்.

மக்கள் குறைவாக மதிப்பிடும் பெற்றோர்-தொடர்புப் பகுதி

பெரும்பாலான பள்ளிகளுக்கு மாணவர் வருகைப் பதிவு அமைப்பின் மிக முக்கியமான பகுதி, பேப்பர் ரெஜிஸ்டரை விடத் துல்லியமானது என்பது மட்டுமல்ல; வருகை இல்லாத அலர்ட் பெற்றோரை சில நிமிடங்களுக்குள் சென்றடைவதுதான். ஆனால் அலர்ட் எப்படி இருக்கும், தோராயமாக எப்போது வரும், மற்றும் அவர்களின் குழந்தை வந்திருந்தும் தவறாகப் பதிவாகவில்லை என்றால் என்ன செய்வது (எந்தவொரு பயோமெட்ரிக் அமைப்பிலும் இது எப்போதாவது நடக்கும்) என்பதைப் பெற்றோர் புரிந்து கொண்டால் மட்டுமே இது பலனளிக்கும்.

தவிர்க்க வேண்டிய பொதுவான தவறுகள்

• போதுமான திறன் இல்லாமல் வரிசை உருவாகும் இடங்களில் சாதனங்களை வைப்பது: 200 மாணவர்கள் வரும் இடத்தில் ஒரே ஒரு ஸ்கேனர் வைத்தால் தாமதம் நிச்சயம்.

• பயோமெட்ரிக் தரவை ஒருமுறை பதிவு செய்துவிட்டு மீண்டும் பதிவு செய்யாமல் இருப்பது: சிறிய குழந்தைகளின் கைரேகைகள் ஒன்று அல்லது இரண்டு ஆண்டுகளில் மாறுபடும் என்பதால், அவ்வப்போது மீண்டும் பதிவு செய்வது துல்லியத்தை அதிகரிக்கும்.

• ஊழியர்களுக்கான வருகைப் பதிவை சம்பளம் மற்றும் விடுப்பு முறைமையுடன் (Payroll and Leave System) இணைக்காமல் இருப்பது, இதன் மூலம் ஒன்றே போதுமான இடத்தில் இரண்டு தனித்தனி வருகைப் பதிவு முறைகளை இயக்க வேண்டியிருக்கும்.

• உங்கள் தற்போதைய ERP உடன் இணையாத சாதனத்தைத் தேர்ந்தெடுப்பது, முதன்மை வருகைப் பதிவுடன் கைமுறையாகச் சரிபார்க்க வேண்டிய இரண்டாவது அமைப்பை உருவாக்கும்.

Sonet இன் மாணவர் வருகைப் பதிவு மேலாண்மை அமைப்பு கைரேகை, RFID மற்றும் முக அங்கீகார ஹார்டுவேர்களுடன் இணைகிறது (பல பள்ளிகள் ஏற்கனவே வைத்துள்ள சாதனங்கள் உட்பட) மேலும் வருகைப் பதிவுத் தரவை ஒரே அமைப்பில் பெற்றோர் அலர்ட்கள், தேர்வுத் தகுதி அறிக்கைகள் மற்றும் ஊழியர்களின் சம்பளப் பட்டியலுடன் நேரடியாக இணைக்கிறது.