பல்கலைக்கழக ERP: நவீன பல்கலைக்கழகத்தின் கல்வி சார்ந்த சிக்கல்களை நிர்வகித்தல்

பல்கலைக்கழகங்கள் வரையறுக்கப்பட்ட கல்வி விதிகளுக்குள் இயங்குவதற்காக வடிவமைக்கப்பட்டவை, ஆனால் அவற்றின் அன்றாட செயல்பாடுகள் அரிதாகவே முற்றிலும் கணிக்கக்கூடிய பாதையில் செல்கின்றன. சேர்க்கைக்குப் பிறகு ஒரு மாணவர் பாடச்சேர்க்கை சேர்க்கையை (course combination) மாற்றுகிறார். பல்கலைக்கழகம் அதன் தேர்வு அட்டவணையை திருத்துகிறது. ஒரு புதிய திட்டம் வெவ்வேறு கிரெடிட் தேவைகளை அறிமுகப்படுத்துகிறது. தேர்வுத் துறை ஏற்கனவே முடிவுகளைத் தயாரித்துக்கொண்டிருக்கும் நிலையில், ஒரு பீட உறுப்பினர் காலக்கெடுவுக்குப் பிறகு மதிப்பீட்டுத் தரவைச் சமர்ப்பிக்கிறார். ஒவ்வொரு சூழ்நிலையும் தனியாகப் பார்க்கும்போது சமாளிக்கக்கூடியதாகத் தோன்றலாம், ஆனால் அதன் விளைவுகள் பல துறைகளுக்கும் பரவக்கூடும்.

இந்தச் சூழ்நிலைகள் உயர்கல்வியில் ஒரு அடிப்படை சவாலை வெளிப்படுத்துகின்றன: பல்கலைக்கழகத்தின் கல்வித் தேவைகள், நிர்வாக முடிவுகள் மற்றும் நிறுவனப் பொறுப்புகள் தொடர்ந்து ஒன்றோடொன்று தொடர்பு கொள்ளும்போது, ஒரு பல்கலைக்கழகம் எவ்வாறு நிலையான செயல்பாடுகளைப் பராமரிக்க முடியும்?

பாரம்பரிய டிஜிட்டல் அமைப்புகள் பெரும்பாலும் வழக்கமான பரிவர்த்தனைகளை நியாயமான முறையில் கையாளுகின்றன. ஆனால் ஒரு விதிவிலக்கு, கொள்கை மாற்றம் அல்லது வழக்கத்திற்கு மாறான கல்விச் சூழ்நிலை காரணமாக பல துறைகள் தங்கள் பதில்களை ஒருங்கிணைக்க வேண்டியிருக்கும் போதுதான் சிக்கல் எழுகிறது. ஒவ்வொரு மாற்றமும் மின்னஞ்சல்கள், ஸ்ப்ரெட்ஷீட்டுகள், மீண்டும் மீண்டும் செய்யப்படும் தரவு உள்ளீடு மற்றும் கையேடு ஒப்புதல்களை மட்டுமே சார்ந்திருந்தால், நிறுவனத்தின் திட்டங்கள் மற்றும் வளாகங்கள் விரிவடையும் போது அதை நிர்வகிப்பது மிகவும் கடினமாகிறது.

நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட university ERP நிறுவன விதிகள், பதிவுகள், ஒப்புதல்கள் மற்றும் செயல்பாட்டு பணிப்பாய்வுகளை இணைப்பதன் மூலம் இந்த சவாலை எதிர்கொள்ள உதவும். இதன் நோக்கம் நிர்வாகப் பணிகளை டிஜிட்டல் மயமாக்குவதற்கும் மேலானது. பல்கலைக்கழகங்கள் வழக்கமான செயல்முறைகள் மற்றும் ஒரு கல்வியாண்டில் இயல்பாக ஏற்படும் மாற்றங்கள் ஆகிய இரண்டையும் நிர்வகிக்க ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட வழியை நிறுவ இது உதவுகிறது.

பல்வேறு துறை சார்ந்த திட்டங்கள், உருவாகி வரும் கிரெடிட் கட்டமைப்புகள், டிஜிட்டல் கற்றல் மற்றும் அதிகரித்து வரும் அறிக்கையிடல் பொறுப்புகளுக்கு ஏற்ப மாறும் நிறுவனங்களுக்கு, தொழில்நுட்ப முதலீடுகளை மதிப்பிடும்போது இந்தத் திறனுக்கு அதிக கவனம் தேவைப்படுகிறது.

ஒரு ERP-ஐ பரிசோதிக்க வழக்கமான செயல்முறைகள் ஏன் போதுமானவை அல்ல?

பெரும்பாலான மென்பொருள் செயல்முறை விளக்கங்கள் (demos) ஒரு நேரடியான வரிசையிலேயே கவனம் செலுத்துகின்றன: ஒரு மாணவரைப் பதிவு செய்தல், வருகையைப் பதிவு செய்தல், மதிப்பெண்களை உள்ளீடு செய்தல், கட்டணங்களைச் செயலாக்குதல் அல்லது ஒரு அறிக்கையை உருவாக்குதல். இந்த செயல்பாடுகள் முக்கியமானவை, ஆனால் அவை ஒரு அமைப்பின் திறன்களின் ஒரு பகுதியை மட்டுமே வெளிப்படுத்துகின்றன.

ஒரு செயல்முறை அதன் எதிர்பார்க்கப்படும் வரிசையிலிருந்து மாறும்போதுதான் உண்மையான பரிசோதனை தொடங்குகிறது.

ஒரு விருப்பப் பாடத்திற்குப் பதிவு செய்து, பின்னர் தனது தேர்வை மாற்றும் ஒரு மாணவரைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். இந்த மாற்றம் பாடத்திட்டப் பட்டியல், ஆசிரியர்களின் பணிச்சுமை, கால அட்டவணை ஒதுக்கீடு, கற்றல் மேலாண்மை அமைப்பு சேர்க்கை, மதிப்பீட்டுத் தகுதி மற்றும் தேர்வுப் பதிவுகளைப் பாதிக்கலாம். இந்த அமைப்புகள் சுயாதீனமாக இயங்கினால், பாதிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு துறையும் அதன் சொந்த தகவல்களைப் புதுப்பிக்க வேண்டியிருக்கும்.

ஒரு பல்கலைக்கழகம் திருத்தப்பட்ட கல்வி விதியை அறிமுகப்படுத்தும்போது இதுபோன்ற ஒரு சவால் ஏற்படுகிறது. எந்த திட்டங்கள் மற்றும் மாணவர் தொகுப்புகள் பாதிக்கப்படுகின்றன, இந்த விதி எப்போது பொருந்தும், விதிவிலக்குகளை அங்கீகரிக்க யாருக்கு அதிகாரம் உள்ளது மற்றும் தற்போதைய பதிவுகளில் இந்த மாற்றம் எவ்வாறு பிரதிபலிக்கப்பட வேண்டும் என்பதை நிர்வாகிகள் தீர்மானிக்க வேண்டும்.

ஒரு university ERP வரையறுக்கப்பட்ட பணிப்பாய்வுகள், உள்ளமைக்கக்கூடிய விதிகள் மற்றும் தகவல்களுக்கான கட்டுப்பாடான அணுகல் மூலம் இந்த சார்புகளை நிர்வகிக்க நிறுவனங்களுக்கு உதவ வேண்டும். ஒருங்கிணைப்புகள் ஆதரிக்கப்படும் இடங்களில், ஒரு செயல்முறையில் ஏற்படும் மாற்றம் இணைக்கப்பட்ட அமைப்புகளில் தேவையான புதுப்பிப்புகள் அல்லது அறிவிப்புகளைத் தூண்டும்.

ஒவ்வொரு விதிவிலக்கும் தானியக்கமாக்கப்பட வேண்டும் என்பது இதன் பொருளல்ல. தகுதி, மேல்முறையீடுகள், சிறப்பு அனுமதிகள் அல்லது ஒழுங்குமுறை விளக்கம் தொடர்பான கல்வி முடிவுகளுக்கு மனிதர்களின் ஆய்வு தேவைப்படலாம். இந்த ஆய்வானது ஆவணப்படுத்தப்பட்ட செயல்முறையைப் பின்பற்றுவதையும், அதன் முடிவு நிறுவனம் முழுவதும் சீராகப் பிரதிபலிப்பதையும் உறுதி செய்வதே இதன் நோக்கமாகும்.

பல்கலைக்கழக தலைமைக்கு, இந்த வேறுபாடு முக்கியமானது. செயல்திறன் என்பது வழக்கமான பரிவர்த்தனைகளை விரைவாகச் செயலாக்குவது மட்டுமல்ல. சூழ்நிலைகள் மாறும்போது ஏற்படும் குழப்பம், நகல் வேலைகள் மற்றும் அபாயங்களைக் குறைப்பதும் ஆகும்.

கல்வி விதிமுறைகள் செயல்பாட்டு பணிப்பாய்வுகளாக மாற வேண்டும்

பல்கலைக்கழகங்கள் திட்டக் கட்டமைப்புகள், பாடத்தகுதி, கிரெடிட் தேவைகள், மதிப்பீட்டு முறைகள், தேர்வு விதிகள் மற்றும் அடுத்த நிலைக்குச் செல்லும் அளவுகோல்கள் ஆகியவற்றைத் தீர்மானிக்கும் கல்வி விதிமுறைகளின் கீழ் இயங்குகின்றன. இந்த விதிமுறைகள் அன்றாட செயல்பாடுகளில் சீராகப் பயன்படுத்தப்படும்போது மட்டுமே அர்த்தமுள்ளதாக மாறுகின்றன.

ஒரு கொள்கை ஆவணம் ஒரு தேவையைத் தெளிவாக வரையறுக்கலாம், ஆனால் அதைச் சேர்க்கை, கல்வி, தேர்வுகள் மற்றும் மாணவர் பதிவுகள் ஆகியவற்றில் செயல்படுத்துவது ஒரு வித்தியாசமான சவாலாகும்.

எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு பல்கலைக்கழகம் ஒரு திட்டத்திற்கான கிரெடிட் தேவைகளைத் திருத்தலாம். கல்வித் துறை திருத்தப்பட்ட கட்டமைப்பை விளக்க வேண்டும், பதிவுச் செயல்முறை பொருந்தக்கூடிய தேவைகளுக்கு இடமளிக்க வேண்டும், மேலும் தேர்வு முறை சரியான விதிகளின்படி மாணவர்களை மதிப்பிட வேண்டும். முந்தைய தொகுப்புகளுக்குப் பொருந்தக்கூடிய விதிமுறைகளின் கீழ் வரலாற்றுப் பதிவுகளும் கிடைக்க வேண்டும்.

அங்கீகரிக்கப்பட்ட தேவைகளை கணினி அமைப்புகள் மற்றும் பணிப்பாய்வுகளாக மொழிபெயர்ப்பதற்கு ஒரு university ERP ஒரு பொதுவான செயல்பாட்டு கட்டமைப்பை வழங்க முடியும். சரியான திறன்கள் தளத்தைச் சார்ந்தது, ஆனால் நிறுவனம் தொடர்புடைய கல்வி கட்டமைப்புகளை வரையறுக்கவும், அனுமதிகளை வழங்கவும், ஒப்புதல்களை நிர்வகிக்கவும், முடிவடைந்த பரிவர்த்தனைகளின் பதிவுகளைப் பாதுகாக்கவும் இயல வேண்டும்.

பல உறுப்புக் கல்லூரிகள், துறைகள், வளாகங்கள் அல்லது கல்விக் கட்டமைப்புகளை இயக்கும் பல்கலைக்கழகங்களில் இது மிகவும் முக்கியமானது. தனிப்பட்ட துறைகள் தங்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட செயல்பாடுகளுக்கான பொறுப்பைத் தக்க வைத்துக் கொள்ளும்போது, மத்திய நிர்வாகத்திற்கு ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட பார்வை தேவைப்படலாம்.

எனவே சரியான பல்கலைக்கழக மேலாண்மை அமைப்பு நிறுவன சீரமைப்பு மற்றும் நியாயமான கல்வி மாறுபாடுகள் ஆகிய இரண்டிற்கும் இடமளிக்க வேண்டும். திட்டம் சார்ந்த தேவைகளைக் கருத்தில் கொள்ளாமல் ஒவ்வொரு செயல்முறையையும் தரப்படுத்துவது, ஒவ்வொரு துறையும் முற்றிலும் தனித்தனி நடைமுறைகளைப் பராமரிக்க அனுமதிப்பது போன்றே சிக்கலை உருவாக்கும்.

சிக்கலான கல்விக் கட்டமைப்புகளில் மாணவர் முன்னேற்றத்தை நிர்வகித்தல்

மாணவர் முன்னேற்றம் என்பது சேர்க்கையிலிருந்து பட்டம் பெறுவது வரையிலான நேரடிப் பயணம் அல்ல. கிரெடிட் சேகரிப்பு, விருப்பப் பாடத் தேர்வுகள், அரியர்கள் (backlogs), மறுதேர்வுகள், திட்ட மாற்றங்கள், அங்கீகரிக்கப்பட்ட இடைவெளிகள் மற்றும் கல்வி விதிமுறைகளில் ஏற்படும் மாற்றங்கள் ஆகியவை ஒரே நிறுவனத்திற்குள் வெவ்வேறு பாதைகளை உருவாக்கலாம்.

மாணவர் பதிவுகள் சிதறி இருக்கும் போது, நிர்வாகிகள் ஒரு நபரின் கல்வி நிலை குறித்த நம்பகமான படத்தை உருவாக்கப் போராடலாம். ஒரு பாடநெறி ஒரு பதிவில் முடிவடைந்ததாகத் தோன்றலாம் ஆனால் மற்றொன்றில் நிலுவையில் இருக்கலாம். ஒரு தேர்வுப் பதிவு சமீபத்திய பாடநெறி மாற்றத்தைப் பிரதிபலிக்காமல் இருக்கலாம். ஒரு மாணவருக்கு பல செமஸ்டர்களின் கல்வி வரலாற்றைச் சார்ந்த தகுதி ஆய்வு தேவைப்படலாம்.

ஒரு ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட university ERP திட்டப் பதிவு, பாடநெறி சேர்க்கை, வருகை, மதிப்பீடுகள், தேர்வு முடிவுகள் மற்றும் கல்வி முன்னேற்றம் ஆகியவற்றின் இணைக்கப்பட்ட பதிவுகளைப் பராமரிப்பதன் மூலம் உதவ முடியும்.

மென்பொருள் எல்லா நிகழ்வுகளிலும் தானாகவே கல்வி முடிவுகளை எடுக்கிறது என்பது இதன் நன்மையல்ல. மாறாக, அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஊழியர்கள் சீரான தகவல்களைப் பயன்படுத்தி ஒரு மாணவரின் நிலையை மதிப்பாய்வு செய்யவும், கையேடு சரிபார்ப்பைச் சார்ந்திருப்பதை குறைத்து தொடர்புடைய விதிகளைப் பயன்படுத்தவும் இது அனுமதிக்கிறது.

பின்வரும் சூழ்நிலைகளை ஒரு அமைப்பு எவ்வாறு கையாள்கிறது என்பதை பல்கலைக்கழகங்கள் மதிப்பிட வேண்டும்:

• செமஸ்டர்களில் அரியர்களைக் கொண்டு செல்லும் மாணவர்கள்.

• பாடநெறி சேர்த்தல்கள், விலகல்கள் மற்றும் விருப்பப் பாட மாற்றங்கள்.

• திட்ட மாற்றங்கள் மற்றும் மாணவர் நிலையில் ஏற்படும் மாற்றங்கள்.

• மறுமதிப்பீடு மற்றும் திருத்தப்பட்ட தேர்வு முடிவுகள்.

• வெவ்வேறு சேர்க்கைத் தொகுப்புகளுக்கான வெவ்வேறு கல்வி விதிகள்.

• ஒரு துறை, டீன் அல்லது கல்வி அதிகாரியிடமிருந்து ஒப்புதல் தேவைப்படும் விதிவிலக்குகள்.

இந்தச் சூழ்நிலைகள் மாணவர் பதிவின் பொதுவான செயல்முறை விளக்கத்தை விட மிகவும் அர்த்தமுள்ள மதிப்பீட்டை வழங்குகின்றன. நிறுவனத்தின் உண்மையான கல்விக் கட்டமைப்பை அமைப்பால் ஆதரிக்க முடியுமா என்பதை அவை வெளிப்படுத்துகின்றன.

தேர்வுச் செயலாக்கத்திலிருந்து கல்விப் பொறுப்புக்கூறல் வரை

தேர்வுகள் கல்வி விதிமுறைகளை மாணவர் முடிவுகளுடன் இணைக்கின்றன. அவற்றில் அட்டவணைப்படுத்தல், பாடத்தகுதி, பொருந்தக்கூடிய இடங்களில் வருகைத் தேவைகள், வினாத்தாள்கள், மதிப்பீடு, மதிப்பெண்கள் உள்ளீடு, மிதப்படுத்துதல் (moderation), முடிவு செயலாக்கம் மற்றும் வெளியீடு ஆகியவை அடங்கும்.

ஒரு கட்டத்தில் ஏற்படும் தாமதம் அல்லது முரண்பாடு தொடர் செயல்பாடுகளைப் பாதிக்கலாம். தவறான பதிவுத் தரவு தகுதிச் சிக்கல்களை உருவாக்கலாம். தாமதமான மதிப்பெண்கள் உள்ளீடு முடிவு செயலாக்கத்தைத் தாமதப்படுத்தலாம். அங்கீகரிக்கப்பட்ட திருத்தம் மாணவரின் கல்வி வரலாறு மற்றும் தொடர்புடைய அறிக்கைகளில் பிரதிபலிக்க வேண்டியிருக்கலாம்.

ஒரு university ERP பதிவு மற்றும் அட்டவணைப்படுத்துதல் முதல் தரப்படுத்துதல் மற்றும் முடிவு வெளியீடு வரை கண்டறியக்கூடிய தேர்வு பணிப்பாய்வுகளை ஆதரிக்க வேண்டும். அதிகாரம் அளித்தல், சரிபார்த்தல், திருத்தங்கள் மற்றும் துறைகளுக்கு இடையிலான தகவல்களின் பரிமாற்றம் ஆகியவற்றை இது எவ்வாறு கையாள்கிறது என்பதை பல்கலைக்கழகங்கள் ஆராய வேண்டும்.

தணிக்கை செய்யும் திறன் மிகவும் முக்கியமானது. யார் மாற்றத்தைச் செய்தார்கள், அது எப்போது நடந்தது, எந்த ஒப்புதல் தேவைப்பட்டது மற்றும் இறுதிப் பதிவு எவ்வாறு நிறுவப்பட்டது என்பதை நிறுவனங்களால் தீர்மானிக்க முடியும். இது தகராறுகளைத் தீர்ப்பதற்கும் பொறுப்புக்கூறலைப் பராமரிப்பதற்கும் ஒரு வலுவான அடிப்படையை உருவாக்குகிறது.

தேர்வுத் தரவு கல்வி மதிப்பாய்விற்கும் பங்களிக்கும். பாடப் முடிவுகள், அரியர்கள் மற்றும் முன்னேற்றம் ஆகியவற்றின் முறைகள் மதிப்பீட்டு நடைமுறைகள், மாணவர் ஆதரவுத் தேவைகள் அல்லது பாடத்திட்ட விநியோகம் ஆகியவற்றை ஆராயத் துறைகளைத் தூண்டலாம். இத்தகைய கண்டுபிடிப்புகளுக்கு சூழல் சார்ந்த விளக்கம் தேவைப்படுகிறது, ஆனால் நம்பகமான தரவு அந்த மதிப்பாய்வை மிகவும் நடைமுறைப்படுத்துகிறது.

எனவே ஒரு பல்கலைக்கழக மேலாண்மை மென்பொருள் தளம் முடிவுகளை உருவாக்க முடியுமா என்பதில் மட்டுமல்லாமல், அந்த முடிவுகளைச் சுற்றியுள்ள கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் தடமறியும் தன்மையை ஆதரிக்கிறதா என்பதிலும் மதிப்பிடப்பட வேண்டும்.

ERP-ஐ டிஜிட்டல் கற்றலுடன் இணைத்தல்

கல்விச் சிக்கலானது இப்போது பாரம்பரிய வகுப்பறையின் எல்லைகளைத் தாண்டி விரிவடைகிறது. பாடப் பொருட்களை வழங்கவும், மதிப்பீடுகளை நடத்தவும், பணிகளை நிர்வகிக்கவும், கற்றல் முன்னேற்றத்தைக் கண்காணிக்கவும் பல்கலைக்கழகங்கள் டிஜிட்டல் தளங்களை அதிகளவில் பயன்படுத்துகின்றன.

இருப்பினும், கற்றல் சூழல் துல்லியமான நிறுவனத் தகவலைச் சார்ந்துள்ளது. மாணவர்கள் சரியான பாடநெறிகளுடன் தொடர்புபடுத்தப்பட வேண்டும், ஆசிரியர்களுக்குத் தேவையான வகுப்பறை பட்டியல்கள் தேவை, மேலும் மதிப்பீட்டுத் தகவல் முறையான கல்விப் பதிவுகளுடன் இணைய வேண்டியிருக்கலாம்.

ERP மற்றும் LMS தனித்தனியாக இயங்கும்போது, நிறுவனங்கள் சேர்க்கைத் தகவலை இருமுறை பராமரிக்க நேரிடலாம். பாடப் பதிவில் செய்யப்படும் மாற்றங்கள் கற்றல் தளத்தில் உடனடியாகப் பிரதிபலிக்காமல் போகலாம், அதே நேரத்தில் மதிப்பீட்டுத் தரவைக் கல்விப் பதிவுகளுக்கு கையால் மாற்ற வேண்டியிருக்கலாம்.

ஒரு university ERP-ஐ LMS-உடன் இணைப்பது, அமைப்புகளுக்கு இடையே தொடர்புடைய சேர்க்கை மற்றும் பாடத் தகவல்களை நகர அனுமதிப்பதன் மூலம் இந்த இடைவெளிகளைக் குறைக்கும். ஒருங்கிணைப்பைப் பொறுத்து, மதிப்பீடு மற்றும் கற்றல் விளைவுத் தரவு கல்வி அறிக்கையிடல் மற்றும் தர உத்தரவாதத்தையும் ஆதரிக்கும்.

பல்கலைக்கழகத் தேவைகளுக்கான சிறந்த LMS-ஐ மதிப்பிடும் பல்கலைக்கழகங்களுக்கு, இந்த இணைப்பு பாடநெறி உருவாக்கம், ஆன்லைன் மதிப்பீடுகள், மெய்நிகர் வகுப்பறைகள் மற்றும் கற்றல் பகுப்பாய்வு ஆகியவற்றைப் போலவே கவனத்திற்குரியது. விரிவான கற்றல் அம்சங்களை வழங்கும் ஒரு தளம், நிறுவனத்தின் முக்கிய அமைப்புகளுடன் தகவல்களை திறம்பட பரிமாறிக்கொள்ள முடியாவிட்டால், தேவையற்ற நிர்வாகப் பணிகளை உருவாக்கக்கூடும்.

lms systems for education-ஐ ஒப்பிடும்போதும் இதே கொள்கை பொருந்தும். சரியான தேர்வு என்பது நிறுவனத்தின் கற்பித்தல் மாதிரி, அணுகல் தேவைகள், மதிப்பீட்டுத் தேவைகள், ஒருங்கிணைப்புத் திறன்கள் மற்றும் கல்வி அறிக்கையிடல் நோக்கங்களைப் பொறுத்தது.

Sonet-இன் Knowledge Setu உயர்கல்விக்கான AI-சார்ந்த LMS ஆக நிலைநிறுத்தப்பட்டுள்ளது, டிஜிட்டல் பாடநெறி விநியோகம், மதிப்பீடு, கற்றல் செயல்திறன் நுண்ணறிவுகள் மற்றும் தொடர்புடைய சேர்க்கை மற்றும் முடிவுத் தகவல்களுக்காக UniSCOP அல்லது ESCOP உடன் ஒருங்கிணைப்பதற்கான ஆதரவைக் கொண்டுள்ளது. இது டிஜிட்டல் கற்றலை ஒரு தனிமைப்படுத்தப்பட்ட சேவையாகக் கருதாமல், கற்பித்தல் செயல்பாட்டை பரந்த கல்விச் செயல்பாடுகளுடன் இணைப்பதற்கான ஒரு வாய்ப்பை உருவாக்குகிறது.

நிறுவன அறிக்கையிடலை மிகவும் நம்பகமானதாக மாற்றுதல்

பல்கலைக்கழக தலைமைக்கு நேரத்திற்கு ஏற்ற, சீரான மற்றும் கண்டறியக்கூடிய தகவல்கள் தேவை. இருப்பினும் நிர்வாக அறிக்கைகள் பெரும்பாலும் வெவ்வேறு துறைகளிலிருந்து தொகுக்கப்பட்ட எண்களைச் சார்ந்திருக்கின்றன, ஒவ்வொன்றும் அதன் சொந்த தரவு மூலங்கள் மற்றும் அறிக்கையிடல் அட்டவணைகளைக் கொண்டுள்ளன.

ஒரு ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட டாஷ்போர்டு சேர்க்கை, தேர்வுகள், நிதி, HR மற்றும் பிற செயல்பாட்டுப் பகுதிகளின் பார்வையை மேம்படுத்தும். இருப்பினும், ஒரு டாஷ்போர்டின் மதிப்பு அதற்குப் பின்னால் உள்ள தகவலின் நம்பகத்தன்மையைச் சார்ந்திருக்கிறது.

இரண்டு துறைகள் ஒரே குறிகாட்டிக்கு வெவ்வேறு வரையறைகளைப் பயன்படுத்தினால், அவற்றின் எண்களை இணைப்பது தானாகவே ஒரு அர்த்தமுள்ள முடிவை உருவாக்காது. மூலப் பதிவுகள் முழுமையடையாமல் இருந்தால், விளைவாக வரும் அறிக்கை துல்லியமான தோற்றத்துடன் முழுமையற்ற படத்தை வழங்கக்கூடும்.

ஒரு university ERP ஒவ்வொரு குறாக்கியின் சூழலையும் பாதுகாக்கும் அதே வேளையில் பொதுவான தரவுக் கட்டமைப்புகள் மற்றும் அறிக்கையிடல் நடைமுறைகளை நிறுவ உதவ வேண்டும். அங்கீகரிக்கப்பட்ட பயனர்கள் எண்களை ஆராயவும், அவற்றின் அடிப்படைப் பதிவுகளைக் கண்டறியவும், தகவல்கள் எப்போது புதுப்பிக்கப்பட்டன என்பதைப் புரிந்துகொள்ளவும் இயல வேண்டும்.

நிறுவனத் தலைமை சேர்க்கைச் செயல்திறன், நிலுவையில் உள்ள கட்டணங்கள், தேர்வு முடிவுகள், பாடநெறி தேவை, ஊழியர்களின் தேவைகள் அல்லது வளப் பயன்பாடு ஆகியவற்றை மதிப்பாய்வு செய்யும் போது இது மிகவும் பொருத்தமானது.

சிறந்த university ERP என்பது அதிக டாஷ்போர்டுகளைக் கொண்ட தளம் அல்ல. முடிவெடுப்பவர்கள் தாங்கள் பெறும் தகவலை நம்பவும், முக்கியமான கண்டுபிடிப்புகளை நம்பகமான செயல்பாட்டுப் பதிவுகளுக்குக் கொண்டு செல்லவும் உதவும் தளமாகும்.

பல்கலைக்கழகங்கள் விளக்கமான அறிக்கையிடல் மற்றும் கணிப்புப் பகுப்பாய்வு ஆகியவற்றிற்கு இடையே வேறுபடுத்திப் பார்க்க வேண்டும். வரலாற்றுத் தரவு வடிவங்களை வெளிப்படுத்தலாம், அதே நேரத்தில் AI-இயக்கப்பட்ட பகுப்பாய்வு உருவாகி வரும் அபாயங்கள் அல்லது போக்குகளைக் கண்டறிய உதவக்கூடும். குறிப்பாக முடிவுகள் மாணவர் முன்னேற்றம், கல்வித் தகுதி அல்லது வள ஒதுக்கீட்டைப் பாதிக்கும் போது, எதையும் நிறுவனத் தீர்மானத்திற்கு மாற்றாகக் கருதக்கூடாது.

அங்கீகாரம் (Accreditation) சாதாரண நிறுவன செயல்பாடுகளிலிருந்து பெறப்பட வேண்டும்

ஒரு அறிக்கையிடல் காலக்கெடு நெருங்கிய பின்னரே துறைகள் ஆதாரங்களைச் சேகரிக்கத் தொடங்கினால், அங்கீகாரத்திற்கான தயாரிப்பு ஒரு தனி நிர்வாகச் சுமையாக மாறக்கூடும்.

கல்விப் பதிவுகள், மதிப்பீட்டு முடிவுகள், பாட விளைவு வரைபடம், ஆசிரியர் தகவல்கள், ஆராய்ச்சி நடவடிக்கை மற்றும் மாணவர் முன்னேற்றம் ஆகியவை பொருந்தக்கூடிய கட்டமைப்பைப் பொறுத்து தர உத்தரவாதத்திற்குப் பங்களிக்கக்கூடும். இந்த பதிவுகள் துண்டிக்கப்பட்ட அமைப்புகளில் பராமரிக்கப்படும் போது, நிறுவனம் அவற்றைக் கண்டறிவதற்கும், சரிபார்ப்பதற்கும் மற்றும் ஒருங்கிணைப்பதற்கும் கூடுதல் நேரத்தைச் செலவிட வேண்டும்.

இயல்பான நிறுவன செயல்பாடுகளின் ஒரு பகுதியாக தொடர்புடைய தகவல்களைப் பிடிப்பதே மிகவும் நிலையான அணுகுமுறையாகும்.

எடுத்துக்காட்டாக, கல்விக் திட்டமிடுதலின் போது பாட விளைவு வரைபடத்தைப் பராமரிக்க முடியும், அதே நேரத்தில் மதிப்பீட்டு முடிவுகள் கற்றல் விளைவுகளின் மதிப்பாய்விற்கு பங்களிக்கின்றன. ஆராய்ச்சி மற்றும் திட்டப் பதிவுகள் பின்னர் மீண்டும் உருவாக்கப்படுவதற்குப் பதிலாக ஆண்டு முழுவதும் புதுப்பிக்கப்படலாம். தரமான குழுக்கள் அறிக்கைகளைத் தயாரிப்பதற்கும் விடுபட்ட ஆதாரங்களைக் கண்டறிவதற்கும் சரிபார்க்கப்பட்ட நிறுவனத் தரவைப் பயன்படுத்தலாம்.

பொருத்தமான IQAC மற்றும் அங்கீகாரத் திறன்களால் ஆதரிக்கப்படும் ஒரு ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட university ERP, இந்தச் செயல்பாட்டை மிகவும் சீரானதாக மாற்ற உதவும். நிறுவனம் இன்னும் ஒழுங்குமுறைத் தேவைகளை விளக்க வேண்டும், ஆதாரங்களைச் சரிபார்க்க வேண்டும், மற்றும் சமர்ப்பிப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். தொழில்நுட்பம் செயல்முறையை ஆதரிக்கிறது ஆனால் சுயாதீனமாக இணக்கம் அல்லது அங்கீகார முடிவுகளுக்கு உத்தரவாதம் அளிக்காது.

பல்கலைக்கழகத் தலைமைக்கான நன்மை செயல்பாட்டுத் தொடர்ச்சி ஆகும். தர உத்தரவாதம் என்பது பல துறைகளிலிருந்து அவ்வப்போது தரவு சேகரிப்பைச் சார்ந்திருக்கும் ஒரு செயல்பாடாக இல்லாமல், அன்றாட கல்விப் பணியுடன் இணைக்கப்படுகிறது.

நிறுவனச் சிக்கலைச் சுற்றி தொழில்நுட்பத்தைத் தேர்ந்தெடுப்பது

பல்கலைக்கழக மேலாண்மை தீர்வுகளை ஒப்பிடும் பல்கலைக்கழகங்கள் அதிக உராய்வை உருவாக்கும் செயல்பாட்டு சூழ்நிலைகளுடன் தொடங்க வேண்டும். கல்வி விதி மாற்றங்கள், சிக்கலான தேர்வுத் தேவைகள், பல வளாக அறிக்கையிடல், சிதறிய மாணவர் பதிவுகள் அல்லது ERP மற்றும் LMS இடையே நகல் சேர்க்கை ஆகியவை இதில் அடங்கும்.

மதிப்பீடானது ஒரு தளம் அந்த குறிப்பிட்ட சிக்கல்களைத் தீர்க்க முடியுமா என்பதை ஆராய வேண்டும்.

ஒரு நடைமுறை மதிப்பீட்டில் பின்வருவன அடங்கும்:

• கல்வி உள்ளமைவு (Academic configuration): பல்கலைக்கழகத்தின் திட்டங்கள், கிரெடிட் கட்டமைப்புகள், விருப்பப் பாடங்கள், கல்விக் காலண்டர்கள் மற்றும் தேர்வு விதிகள் ஆகியவற்றுக்கு இந்த அமைப்பால் இடமளிக்க முடியுமா?

• விதிவிலக்கு கையாளுதல்: அங்கீகரிக்கப்பட்ட பயனர்கள் அத்தியாவசியக் கட்டுப்பாடுகளைத் தவிர்க்காமல் ஆவணப்படுத்தப்பட்ட ஒப்புதல்கள் மூலம் சிறப்பு நிகழ்வுகளைச் செயலாக்க முடியுமா?

• குறுக்கு-அமைப்பு ஒருங்கிணைப்பு: ERP ஆனது LMS, சேர்க்கை அமைப்புகள், நிதி பயன்பாடுகள் மற்றும் பிற நிறுவன தளங்களுடன் தொடர்புடைய தகவல்களைப் பரிமாறிக்கொள்ள முடியுமா?

• தரவு ஆளுமை (Data governance): பல்கலைக்கழகத்தின் பொறுப்புகளுக்குப் பாத்திரங்கள், அனுமதிகள், சரிபார்ப்பு விதிகள் மற்றும் மாற்ற வரலாற்றுப் பதிவுகள் பொருத்தமானவையா?

• நிறுவன அறிக்கையிடல்: முடிவெடுப்பவர்கள் ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட தகவலை அணுகவும், மூலப் பதிவுகளுக்கான முக்கியமான குறிகாட்டிகளைக் கண்டறியவும் முடியுமா?

உயர்கல்வி நிறுவனத்திற்கான சிறந்த institute ERP, பல்கலைக்கழகத்தை ஒரு விறைப்பான, பொதுவான டெம்ப்ளேட்டிற்குள் கட்டாயப்படுத்துவதை விட அதன் உண்மையான ஆளுமை மற்றும் கல்வித் தேவைகளுக்குப் பொருந்த வேண்டும்.

நிறுவனங்கள் தங்களது ஆராய்ச்சியின் போது campus management software என்ற சொற்றொடரையும் சந்திக்கலாம். ஒரு விற்பனையாளர் எந்தக் கலைச்சொல்லைப் பயன்படுத்தினாலும், கூடுதல் தரவுச் சேமிப்பகங்களை உருவாக்காமல் வளாக நிர்வாகத்தை கல்வி மற்றும் நிறுவனச் செயல்முறைகளுடன் தளத்தால் இணைக்க முடியுமா என்பதே முக்கியக் கருத்தாகும்.

செயல்படுத்தலே (Implementation) ஒருங்கிணைப்பு நடைமுறையில் செயல்படுகிறதா என்பதைத் தீர்மானிக்கிறது

தொழில்நுட்பத் தேர்வு என்பது ஒரு வெற்றிகரமான மாற்றத்தின் ஒரு பகுதி மட்டுமே. தற்போதைய தரவு, கல்விக் காலண்டர்கள், துறை சார்ந்த பொறுப்புகள் மற்றும் ஊழியர்களின் தயார்நிலை ஆகியவற்றைச் செயல்படுத்துதல் கணக்கில் கொள்ளாவிட்டால், ஒரு திறமையான university ERP கூட சீர்குலைவை ஏற்படுத்தக்கூடும்.

பழைய பதிவுகளில் நகல் உள்ளீடுகள், சீரற்ற வடிவங்கள் அல்லது முழுமையற்ற தகவல்கள் இருக்கலாம். வெவ்வேறு துறைகள் வெவ்வேறு ஒப்புதல் நடைமுறைகளைப் பின்பற்றலாம். ஒவ்வொரு செயல்பாட்டிலும் ஒரே நேரத்தில் வெளியீடு செய்வது ஊழியர்களுக்கு தேவையற்ற அழுத்தத்தை அளிக்கலாம், குறிப்பாக சேர்க்கை அல்லது தேர்வுகளின் போது.

ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட செயலாக்க அணுகுமுறை தற்போதைய பணிப்பாய்வுகளை வரைபடமாக்குதல், தரவுத் தரச் சிக்கல்களைக் கண்டறிதல், பொறுப்புகளை வரையறுத்தல் மற்றும் எந்த செயல்முறைகளைத் தரப்படுத்த வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிப்பதன் மூலம் தொடங்குகிறது. வரலாற்றுத் தகவல்கள் சரிபார்ப்புடன் நகர்த்தப்பட வேண்டும், மேலும் ஊழியர்களின் பயிற்சி ஒவ்வொரு துறையும் செய்யும் பணிகளைப் பிரதிபலிக்க வேண்டும்.

கூடுதல் தொகுதிகள் பயன்பாட்டிற்கு வரும் முன் பணிப்பாய்வுகளைப் பரிசோதிக்கவும், சிக்கல்களைத் தீர்க்கவும், குழுக்களைத் தயார்படுத்தவும் நிறுவனத்திற்கு கட்டம் கட்டமாகப் பயன்படுத்துதல் (Phased deployment) உதவும். ஊழியர்கள் அன்றாட சூழ்நிலைகளில் கணினியைப் பயன்படுத்தத் தொடங்கிய பிறகு நடைமுறைக் கேள்விகள் பெரும்பாலும் எழுவதால், தொடர்ந்து வழங்கப்படும் ஆதரவு சமமாக முக்கியமானது.

Sonet-இன் 360° university management system அணுகுமுறையில் தரவு மாற்றம், துறை சார்ந்த பணியாளர் பயிற்சி, கட்டம் கட்டமாக நேரலைக்கு வருதல் மற்றும் தொடர்ச்சியான ஆதரவு ஆகியவை அடங்கும். டிஜிட்டல் மாற்றத்தின் நிறுவனப் பக்க உராய்வுகளை நிவர்த்தி செய்ய இந்த கூறுகள் உதவுகின்றன, அங்கு வெற்றிகரமான வரவேற்பு என்பது நிறுவனத்தின் பணிச்சூழலுக்கு தொழில்நுட்பம் எவ்வளவு சிறப்பாகப் பொருந்துகிறது என்பதைப் பொறுத்தது.

குறைந்த நகல் வேலைகள் மற்றும் தெளிவான பொறுப்புக்கூறலுடன் வழக்கமான பரிவர்த்தனைகள் மற்றும் விதிவிலக்கான நிகழ்வுகளை பல்கலைக்கழகத்தால் நம்பகத்தன்மையுடன் நிர்வகிக்க முடிகிறதா என்பதே செயலாக்க வெற்றிக்கான பயனுள்ள அளவீடாகும்.

இணைக்கப்பட்ட பல்கலைக்கழக தொழில்நுட்ப சூழலை உருவாக்குதல்

பல்கலைக்கழகங்கள் ஒவ்வொரு நிறுவன செயல்பாட்டையும் ஒரே இடைமுகத்திற்குள் கட்டாயப்படுத்த வேண்டியதில்லை. அந்த செயல்பாடுகளுக்குப் பொறுப்பான அமைப்புகள் சரியான தகவல்களைப் பரிமாறிக்கொள்வதும், அதே நிறுவன நோக்கங்களை ஆதரிப்பதும் மட்டுமே தேவையாகும்.

இணைக்கப்பட்ட கல்வி மேலாண்மை அமைப்பு ஒரு ஒத்திசைவான தொழில்நுட்ப சூழலுக்குள் சேர்க்கை, மாணவர் பதிவுகள், கல்வியாளர்கள், தேர்வுகள், நிதி, HR, டிஜிட்டல் கற்றல் மற்றும் தர உத்தரவாதம் ஆகியவற்றை ஒன்றிணைக்க முடியும். பகிரப்பட்ட தகவல்கள் தவிர்க்கக்கூடிய ஒருங்கிணைப்பு இடைவெளிகளைக் குறைக்கும் அதே வேளையில், ஒவ்வொரு செயல்பாடும் அதன் சொந்த பொறுப்புகளைத் தக்க வைத்துக் கொள்கிறது.

ஒரு ஒருங்கிணைந்த டிஜிட்டல் சுற்றுச்சூழல் அமைப்பை தனித்தனி பல்கலைக்கழக தீர்வுகளின் தொகுப்பிலிருந்து வேறுபடுத்துவது இதுவே. அமைப்புகள் எவ்வளவு திறம்பட இணைந்து செயல்படுகின்றன, மாற்றங்களை எவ்வளவு நம்பகத்தன்மையுடன் நிர்வகிக்கின்றன, காலப்போக்கில் நிறுவன ஆளுமையை எவ்வளவு சிறப்பாக ஆதரிக்கின்றன என்பதில் இருந்தே மதிப்பு வருகிறது.

Sonet Microsystems-இன் UniSCOP கல்வி மற்றும் நிர்வாக செயல்பாடுகளுக்கான பல்கலைக்கழக மைய தளத்தை வழங்குகிறது, அதே நேரத்தில் Knowledge Setu டிஜிட்டல் கற்பித்தல், மதிப்பீடு மற்றும் கற்றல் பகுப்பாய்வு ஆகியவற்றிற்கு சூழலை விரிவாக்குகிறது. பரந்த 360° அணுகுமுறை தற்போதைய செயல்முறைகளிலிருந்து இணைக்கப்பட்ட பணிப்பாய்வுகளுக்கு மாறுவதற்கு தேவையான செயலாக்க செயல்பாடுகளை உள்ளடக்கியது.

டிஜிட்டல் மாற்றத்தை திட்டமிடும் பல்கலைக்கழகங்களுக்கு, மிகவும் முக்கியமான செயல்பாட்டு சார்புகளைக் கண்டறிவதே முன்னுரிமையாக இருக்க வேண்டும், பின்னர் முன்மொழியப்பட்ட தொழில்நுட்பத்தால் தேவையற்ற சிக்கலைச் சேர்க்காமல் அந்த சார்புகளை நிர்வகிக்க முடியுமா என்பதை மதிப்பிட வேண்டும்.

முடிவுரை

ஒரு பல்கலைக்கழகத்தின் சிக்கலானது அது நிர்வகிக்கும் மாணவர்கள், துறைகள் அல்லது வளாகங்களின் எண்ணிக்கையோடு மட்டும் முடிவடைவதில்லை. இது கல்வி விதிகள், தனிப்பட்ட மாணவர் பயணங்கள், நிர்வாக முடிவுகள் மற்றும் நிறுவனப் பொறுப்புகளுக்கு இடையிலான உறவுகளிலிருந்தும் வருகிறது.

நன்கு செயல்படுத்தப்பட்ட university ERP இணைக்கப்பட்ட பதிவுகள், கட்டமைக்கப்பட்ட பணிப்பாய்வுகள், கட்டுப்படுத்தப்பட்ட விதிவிலக்குகள் மற்றும் நம்பகமான அறிக்கையிடல் மூலம் இந்த உறவுகளை निர்வகிக்க நிறுவனங்களுக்கு உதவுகிறது. சூழ்நிலைகள் மாறும்போதும், பல செயல்பாடுகளில் பல்கலைக்கழகம் சீரான தன்மையைப் பராமரிக்க வேண்டியிருக்கும் போதும் இதன் மதிப்பு மிகவும் தெளிவாகிறது.

வழக்கமான டெமோக்கள் அல்லது அம்ச ஒப்பிடுகள் மூலம் மட்டுமே மென்பொருளை மதிப்பிடுவதற்குப் பதிலாக, உண்மையான கல்விச் சூழ்நிலைகள், கொள்கை மாற்றங்கள் மற்றும் துறைசார் சார்புகளுக்கு ஒரு தளம் எவ்வளவு சிறப்பாகச் செயல்படுகிறது என்பதைப் பல்கலைக்கழகங்கள் பரிசோதிக்க வேண்டும்.

தொழில்நுட்பம் நிறுவனச் சிக்கலை அதிகரிப்பதற்குப் பதிலாக அதை ஆதரிக்கும் ஒரு டிஜிட்டல் சூழலை உருவாக்குவதே இதன் நோக்கமாகும். கல்விச் செயல்பாடுகள், நிர்வாகம், கற்றல் மற்றும் அறிக்கையிடல் ஆகியவை இணைந்து செயல்படும் போது, பல்கலைக்கழகங்கள் செயல்முறைகளைச் சமரசம் செய்வதில் குறைந்த முயற்சியையும், உயர்கல்வியின் தரம் மற்றும் செயல்திறனை மேம்படுத்துவதில் அதிக முயற்சியையும் செலவிட முடியும்.