University ERP என்றால் என்ன? இந்திய உயர்கல்விக்கான ஒரு நடைமுறை வழிகாட்டி

ஒரு வளாகத்தில் உள்ள ஐந்து பேரிடம் "ERP" என்ன செய்கிறது என்று கேட்டால், வழக்கமாக ஐந்து வெவ்வேறு பதில்கள் கிடைக்கும். பதிவாளர் (Registrar) இது மாணவர் பதிவுகள் இருக்கும் இடம் என்பார். நிதி அதிகாரி (Finance officer) இது கட்டணம் மற்றும் கணக்கு அமைப்பு என்பார். ஒரு Dean, NAAC ஆய்வுக்கு முன் துறைவாரியான வருகைப் பதிவைச் சரிபார்க்கப் பயன்படுத்தும் கருவி என்பார். இவர்கள் அனைவருமே சொல்வது சரிதான், அதுதான் இதனுடைய முதன்மைப் புள்ளி.

குறுகிய வரையறை

University ERP (Enterprise Resource Planning system) என்பது ஒரு பல்கலைக்கழகத்தின் வெவ்வேறு துறைகளான சேர்க்கை (Admissions), கல்வி (Academics), தேர்வுகள் (Examinations), நிதி (Finance), HR மற்றும் நிர்வாகம் ஆகியவற்றை ஒரே ஒருங்கிணைந்த அமைப்பாக இணைக்கும் மென்பொருள் ஆகும். இதனால் ஒவ்வொரு துறையும் தனித்தனி Excel Sheets மற்றும் பதிவேடுகளைப் பராமரிக்க வேண்டியதில்லை. ஒரு முறை மாணவர் சேர்க்கை செய்யப்பட்டால், அந்தப் பதிவு தேர்வுத் துறை, கட்டணக் கணக்கு மற்றும் Alumni பட்டியலுக்கு தானாகவே செல்லும், யாரும் அதை மூன்று முறை மீண்டும் டைப் செய்ய வேண்டியதில்லை.

இது எதை மாற்றுகிறது?

University ERP-க்கு முன்னதாக, இவை அனைத்தும் Excel sheets, காகிதக் கோப்புகள் மற்றும் ஒவ்வொரு துறையும் பல ஆண்டுகளாகத் தனியாக வாங்கிய மென்பொருள்களின் கலவையாகவே இயங்கி வந்தன. இதன் விளைவு பதிவாளர் அலுவலகத்தில் பணிபுரிந்த எவருக்கும் பரிச்சயமானது: ஒரு மாணவரின் முகவரி சேர்க்கைக் கோப்பில் சரியாக இருக்கும், ஆனால் தேர்வு முறையில் பழையதாக இருக்கும்; அல்லது இரண்டு அமைப்புகளும் இணைக்கப்படாததால் மாத இறுதியில் கட்டண ரசீதை வங்கி அறிக்கையுடன் மேனுவலாகச் சரிபார்க்க வேண்டியிருக்கும்.

இது உண்மையில் எவற்றையெல்லாம் உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்?

ஒரு சரியான University ERP குறைந்தபட்சம் பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்கியிருக்க வேண்டும்:

• Admissions - சேர்க்கை விசாரணைகளைக் கண்காணித்தல், ஆன்லைன் விண்ணப்பப் படிவங்கள், Merit lists மற்றும் சீட் ஒதுக்கீடு.

• Academics - கோர்ஸ் மற்றும் பாடத்திட்ட அமைப்புகள், நேர அட்டவணை, Credit systems மற்றும் ஆசிரியர்களின் பணிச்சுமை.

• Examinations - தேர்வு அட்டவணை, இருக்கை அமைப்பு, உள் மற்றும் வெளி மதிப்பெண்கள், முடிவுகள் செயலாக்கம் மற்றும் சான்றிதழ்கள்.

• Finance - கட்டண முறைகள், ஆன்லைன் வசூல், உதவித்தொகை மற்றும் கணக்குச் சரிபார்ப்பு (Reconciliation).

• HR & Administration - ஆசிரியர் விவரங்கள், சம்பளம் மற்றும் விடுப்பு நிர்வாகம்.

• Compliance & Accreditation - NAAC, NBA, AICTE மற்றும் UGC அறிக்கைகளுக்கான தரவு சேகரிப்பு.

Sonet-ன் சொந்த University ERP ஆன UniSCOP, சரியாக இந்த எல்லைக்குள்ளேயே உருவாக்கப்பட்டுள்ளது. இதில் அக்ரெடிட்டேஷன் அறிக்கையிடலுக்காகவே பிரத்யேகமாக IQAC automation module இணைக்கப்பட்டுள்ளது. ஏனெனில் பெரும்பாலான இந்தியப் பல்கலைக்கழகங்களுக்கு, தொடர்ச்சியாகப் பராமரிக்கப்படாவிட்டால் சில ஆண்டுகளுக்கு ஒருமுறை அவசர அவசரமாகச் செய்ய வேண்டிய வேலை இதுதான்.

University ERP vs Student Information System (SIS)

இந்த சொற்கள் ஒன்றுக்கொன்று மாற்றாகப் பயன்படுத்தப்பட்டாலும், உண்மையான வேறுபாடு உள்ளது. Student information system என்பது குறுகிய எல்லை கொண்டது, அது மாணவர் பதிவை மட்டுமே நிர்வகிக்கிறது: சேர்க்கை, மதிப்பெண்கள், வருகை. ஒரு University ERP என்பது பரந்தது மற்றும் நிறுவனத்தின் செயல்பாட்டு மற்றும் நிதி செயல்முறைகளையும் உள்ளடக்கியது. நடைமுறையில், பெரும்பாலான பல்கலைக்கழகங்களுக்கு இரண்டும் தேவைப்படுகின்றன. SIS செயல்பாடானது தனி தயாரிப்பாக இல்லாமல் அதே ERP-க்குள் இருப்பதுதான் தரவை ஒருங்கிணைக்க எளிதான அமைப்பாகும்.

வாங்குவதற்கு முன் உண்மையில் என்ன சரிபார்க்க வேண்டும்?

எங்களது நிறுவனம் உட்பட எந்தவொரு நிறுவனத்திடமும் சில கேள்விகளைக் கேட்பது அவசியம்:

1. இது உங்கள் குறிப்பிட்ட பாடத்திட்ட அமைப்பைக் (ஆண்டு முறை, செமஸ்டர், CBCS) கூடுதல் டெவலப்மென்ட் இல்லாமல் நேரடியாகக் கையாளுமா?

2. தற்போதுள்ள மாணவர்கள் மற்றும் ஊழியர்களின் தரவை மாதக்கணக்கில் மேனுவலாக என்ட்ரி செய்யாமல் எளிதாக மாற்ற முடியுமா?

3. உங்கள் நிறுவனத்திற்கு உண்மையில் தேவைப்படும் குறிப்பிட்ட அக்ரெடிட்டேஷன் அறிக்கைகளை (NAAC SSR, NBA outcome mapping) இது உருவாக்குமா?

4. மாணவர்கள் மற்றும் பெற்றோர்களுக்கு Mobile App அல்லது Portal உள்ளதா, அல்லது அனைத்தும் Desktop Admin Panel மூலமாகத்தான் அணுகப்பட வேண்டுமா?

5. தரவை யார் ஹோஸ்ட் செய்கிறார்கள், நீங்கள் சேவையை மாற்றினால் உங்கள் டேட்டாவிற்கு என்ன ஆகும்?

ஒரு University ERP என்பது ஒரு நீண்டகால முதலீடு; பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் ஒரு பத்தாண்டுக்கும் மேலாக ஒரே அமைப்பையே இயக்குகின்றன. எனவே ஒப்பந்தத்தில் கையெழுத்திடுவதற்கு முன் இந்தக் கேள்விகளுக்குப் போதிய நேரம் ஒதுக்குவது அவசியம்.